• Warszawa
  • Pią 21-09.
  • 12°

    28°

  • Sob 22-09.
  • 12°

    16°

  • Nie 23-09.
  • 16°

Kodeks Postępowania w sprawie Przetwarzania Danych Osobowych w Branży Ciepłowniczej

Z przyjemnością informujemy, że Izba Gospodarcza Ciepłownictwo Polskie zainicjowała prace nad Kodeksem Postępowania w sprawie Przetwarzania Danych Osobowych w Branży Ciepłowniczej – kodeksem postępowania, o którym mowa w art. 40  Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”).
 
Kodeksy postępowania, o których mowa w art. 40 RODO, są mechanizmami wskazanymi przez RODO, pozwalającym na zdefiniowanie przez grupy instytucji lub pewne specyficzne sektory (np. przedsiębiorstwa z branży ciepłowniczej) list dobrych praktyk/referencji/poradników mówiących o tym, jak w najlepszy sposób w danym środowisku biznesowo – organizacyjnym wykonywać zadania związane z ochroną danych osobowych.
 
Kodeks ma w założeniu doprecyzować wymogi RODO z uwzględnieniem specyfiki sektora ciepłowniczego w zakresie procesów przetwarzania danych osobowych. W założeniu, podmioty, które przyjmą Kodeks, mają otrzymać ogólne, ale jasne i zrozumiałe wytyczne dotyczące procesów przetwarzania danych, np. sposobu dokonywania operacji zbierania danych czy spełniania różnych obowiązków, np. informacyjnych.
 
Spotkanie inicjujące prace nad Kodeksem odbyło się 18 czerwca 2018 roku i uczestniczyli w nim przedstawiciele członków Izby. Uzgodniono powołanie Grupy Roboczej, która ma składać się z przedstawicieli zainteresowanych członków Izby. Prace Grupy Roboczej koordynować będzie Izba, przy czynnym wsparciu Kancelarii dr Kamili Tarnackiej oraz ekspertów z zakresu ochrony danych osobowych pod kierownictwem dr Adama Haręży.
 
Podczas spotkania ustalono, że kluczowe dla branży są następujące zagadnienia, które w pierwszej kolejności będą przedmiotem prac:

  • Ustalenie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych w branży ciepłowniczej;
  • Ustalenie prawnie uzasadnionych interesów administratora w branży ciepłowniczej (w tym kwestie szczególnie problematyczne, jak proces podłączania do sieci, gdy osoby, których dane dotyczą nie są jeszcze de facto klientami; przetwarzanie danych osób trzecich, niezbędnych do dokonania czynności związanych z przyłączeniami, przetwarzanie danych członków wspólnot mieszkaniowych, itp.);
  • Określenie statusu podmiotowego przedsiębiorstw ciepłowniczych oraz poszczególnych kontrahentów, a także innych podmiotów (administrator, podmiot przetwarzający, osoba, której dane dotyczą);
  • Określenie powierzenia i udostępnienia danych w sektorze ciepłowniczym;
  • Ochrona danych osób reprezentujących strony umowy;
  • 10 złotych zasad przetwarzania danych dla przekazania pracownikom – mających na celu zwiększenie świadomości.

 
Jednomyślnie ustalono także, że Kodeks ma mieć charakter ogólnej polityki, która ma stanowić wartość dodaną i wsparcie dla branży, a nie wiążącej i ścisłej procedury. Taką decyzję powzięto ze względu na zróżnicowaną strukturę podmiotów w branży ciepłowniczej, wśród których można odnaleźć liczne podmioty, które można zakwalifikować do grupy małych i średnich przedsiębiorców, a także duże grupy kapitałowe.
 
Wstępnie ustalono także zarys spisu treści Kodeksu, który będzie podlegał aktualizacji w ramach prac.
  
Grupa Robocza zgodziła się rozważyć udostępnienie Izbie i doradcom prawnym, z zastrzeżeniem poufności, dotychczas wypracowanych w poszczególnych organizacjach regulaminów, polityk bezpieczeństwa oraz innych polityk wewnętrznych, regulujących kwestie powyżej opisane. Dokumenty te mają częściowo stanowić materiał pomocniczy przy pracy nad Kodeksem. Transparentność w tym zakresie umożliwi zachowanie spójności Kodeksu z wewnętrznymi regulacjami członków Izby oraz efektywniejsze prace nad Kodeksem.
 
Ustalono, że każdy zainteresowany może przesłać mailem do Izby do dnia 13 lipca 2018:
(i)     zestawienie zagadnień, szczególnie tych wymagających rozstrzygnięcia, które ich zdaniem powinny zostać uwzględnione w Kodeksie;
(ii)    komentarz dotyczący proponowanej zawartości każdego punktu Kodeksu zaproponowanego w spisie treści;
(iii)   o ile będzie taka możliwość, regulaminy i polityki wewnętrzne dotyczące przetwarzania danych osobowych w przedsiębiorstwach uczestników Grupy Roboczej.
 
25 lipca 2018 o godzinie 10.00 odbędzie się telekonferencja podsumowująca zebrane uwagi, a także wnioski z dokumentacji uzyskanej od członków Izby, celem sporządzenia Kodeksu.
 
W nadchodzących dniach Izba skieruje pismo do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych celem poinformowania o trwających pracach oraz z prośbą o wsparcie w procesie konsultacji z zainteresowanymi podmiotami. Izbie zależy na tym, żeby prace nad kodeksem były prowadzone w oparciu o zasadę transparentności i otwartych drzwi.
 

Z tego względu zapraszamy do uczestnictwa w pracach wszystkie zainteresowane osoby, przedsiębiorstwa z branży ciepłowniczej, ich klientów, a w szczególności członków Izby. Celem uzyskania szerszych informacji dot. Kodeksu zachęcamy do kontaktu pod adresem e-mail: bi.warszawa@igcp.org.pl.